Saiba quais documentos preciso enviar para o meu contador!

Sabemos muito bem que toda empresa precisa de um bom contador!

Porque esse profissional é o mais qualificado para manter a regularidade das empresas com as informações disponíveis!

Toda empresa independente do tamanho precisa enviar suas informações ao fisco!

Algumas mais outras menos, mas de forma geral todo regime tributário das empresas precisam cumprir mensalmente e anualmente uma série de obrigações acessórias.

Essas informações são prestadas a União, aos Estados e ao Município, além dos órgãos reguladores, como Anvisa, ANP, AGR, Ibama e vários Outros.

E todas essas informações são prestados pelo seu Contador, e por isso você empresário precisa entregar todas as informações necessárias para que seja entregue ao fisco pelo escritório contábil.

Atualmente com o avanço da tecnologia o fisco já tem quase todas as informações da sua empresa em tempo real, portanto é de suma importância transmitir as informações corretas.

Imagina o que acontece quando é enviado uma informação errada para o Governo? Fiscalização e penalidades.

Se entram boas informações a saída com certeza será boa. Vamos falar mais sobre esse tema neste artigo! Continue acompanhando.

1. Por que devo entregar documentos ao Contador?

Um escritório contábil é parte fundamental para manter uma empresa regular. Por esse profissional passa a maior parte das obrigações legais de uma empresa.

O Contador é responsável, entre outras questões, por:

• Calcular os Impostos: O Contador é o profissional que entende e calcula guias de impostos e possui conhecimento para realizar o planejamento e enquadramento tributário.
• Entregar as informações acessórias ao Governo: O Contador também elabora com as informações da empresa, a apuração, a escrituração e a entrega de obrigações acessórias para o Governo.
• Elabora a Folha de Pagamento: Muitos escritórios de contabilidade, como a L & M Contabilidade, elaboram e processam a Folha de Pagamento, uma informação muito sensível para manter o clima em sua empresa.
• Por fim, e não por isso menos importante, Elabora os Livros e Relatórios contábeis, livros obrigatórios de acordo com o código civil e que gera enormes benefícios para as empresas.

Indico a leitura do artigo “Rotinas e obrigações de uma empresa: O que você precisa saber para não se perder e fazer seu negócio dar certo” para entender os desafios de um contador.

Agora, que você conheceu um pouco de tantas atribuições importantes para sua empresa, entendeu a importância de entregar os documentos para o seu profissional?

2. Quais são as principais obrigações de um Contador com documentos?

O Governo nos últimos anos transformou as obrigações acessórias das empresas, através do projeto Sped, exigindo muito mais informações, e principalmente consistência nelas.

Essa rede de informações das empresas se cruzam para criar uma verdadeira rede de prevenção à sonegação fiscal.

Assim, mesmo um pequeno deslize, pode gerar fiscalização, diligências de fiscais e transtornos. Por isso é preciso ficar atento as obrigações. As principais são:

2.1 Área Fiscal

O volume aqui é elevado, no Simples Nacional temos a apuração de impostos e a DEFIS anual.

Em algumas empresas é ainda necessário entregar, DIRF, DCTF e Sped Contábil, ECD, este último quando há investidores anjo.

As informações de Substituição Tributária também podem fazer com que a empresa do Simples Nacional tenha que entregar uma série de GIAS-ST para os Estados onde possuem clientes.

Nos outros enquadramento tributários, as obrigações se elevam.

Pois tem as diversas apurações de impostos, os SPEDs, Fiscal ICMS/IPI, o Contribuições, PIS/COFINS, o Reinf, a Escrituração Contábil Fiscal, DCTF, DIRF e outros.

2.2 Área Contábil

As principais obrigações na área contábil estão relacionadas aos livros e relatórios da área. Aqui o SPED também atingiu os empresários com o ECD (Escrituração Contábil Digital) e o ECF (Escrituração Contábil e Fiscal).

A exigência de boas informações ano após ano exige cada vez mais informações em tempo real.

2.3 Área Trabalhista

Mesmo sem pensar na realidade do e-Social por hora, são diversas as obrigações, como GFIPs, RAIS, CAGED e a própria folha de pagamento.

A sensibilidade é alta aqui, pois um problema durante um processo de desligamento pode gerar um grande passivo trabalhista.

2.4 Mudanças que impactarão os próximos anos

Além das obrigações tradicionais, a mudança é constante com a melhoria e ampliação gradativa de informações. As novidades que irão impactar nos próximos anos, serão:

2.5 e-Social

Depois de uma série de adiamentos, 2018 será marcado pelo início do e-Social que integrará informações do MTE, Caixa, Previdência, INSS e Receita Federal.

2.6 Sped EFD-Reinf

Essa obrigação é um complemento ao e-Social e entrará em vigor em Maio. Seu objetivo será transmitir as informações das Retenções na Fonte.

Esse sempre foi um “calcanhar de aquiles” pois sempre fica uma nota fiscal perdida pela empresa.

Além de criar essa obrigação que cruzará informações do tomador e do prestador, sua exigência em prazo no mês foi antecipada.

2.7 Alterações do Simples Nacional

Houve também uma série de mudanças no Simples Nacional em 2018, como mudanças na forma de cálculo, a introdução de informação de folha na apuração (fator r) e mudança de atividades em anexo.

2.8 Ampliação da utilização do código CEST e NFE 4.0

Na área da Substituição Tributária, o Governo também vem ampliando a base de informação. Neste ano será ampliada a exigência a exigência do CEST.

Outra mudança que atinge o empreendedor é a mudança da versão da NFE para a 4.0.

2.9 Introdução da Obrigação de Transação realizada em Espécie.

As informações financeiras sempre foram bem monitoradas com obrigações, como o e-Financeira e o Decred. Mas faltava informações sobre transações em espécie.

Faltava pois não falta mais, agora temos a DME que atinge pessoas físicas e jurídicas.

Todas essas mudanças ampliam em muito a capacidade de fiscalização dos governos, as responsabilidade dos contadores em entregar as obrigações e a dos empresários em enviar documentos de suas operações.

3. Como o empresário pode ajudar?

Fazer todas essas obrigações não é fácil, mas se torna mais difícil se falta informação ou se ela é incompleta.

Por isso é de suma importância manter a parceria contador x empresário!

O empresário deve garantir o acesso a todas as informações ao contador, com documentos em bom estado, hábeis e organizados. Boas entradas de informações vão garantir boas saídas.

Três ações podem ajudar e muito o contador:

1. Manter um controle financeiro eficiente de entradas e saídas – Organizar as finanças da empresa é papel do empresário. Isso ajudará nas decisões empresariais e poderá orientar o contador para o registro contábil. Saiba como fazer um fluxo de caixa neste artigo.
2. Emitir todas as notas fiscais de venda de produtos e serviços – Essa é uma obrigação que consta em Lei e nem sempre é observada. A omissão de receitas é um dos grandes motivos de fiscalização, e não emitir notas fiscais pode prejudicar a entrega de obrigações.
3. Separar as finanças da Pessoa Jurídica da Pessoa Física – É preciso entender que a PJ e a PF não se confundem, existem gastos de cada lado e a “entidade” deve ser preservada. Quando começa a confusão patrimonial entre PJ e PF, o prejuízo de informações é grande.

4. Quais documentos precisam ser enviados?

Todos os documentos a serem enviados, tiveram ou terão algum impacto financeiro e patrimonial na empresa.

Sejam eles comprovantes de gastos e receitas, contratos futuros, empréstimos, processos judiciais, notas fiscais, extratos bancários ou a posição de duplicatas descontadas.

Para facilitar, vamos separar em alguns grupos.

4.1 Movimento Trabalhista

Neste grupo, são importantes todos os documentos que tenham como base a relação de trabalho, assalariado ou não na empresa.

• Guias de Impostos ou Contribuições: INSS, FGTS, IRRF, Contribuição Sindical;
• Recibos de pagamento: Salários, Pró-Labore, Férias, Vale Transporte (compra e entrega) é Atestados Médicos de Funcionários;
• Movimentos e recibos de autônomos e Cooperados;
• Apuração das Horas Extras que os funcionários realizaram no período;

Esses documentos vão suportar o processamento da folha e serão escriturados na contabilidade.

Poderão servir também para a análise das obrigações acessórias.

4.2 Movimento Fiscal

Esse é um dos mais importantes, pois existem impostos que são pagos logo nos primeiros dias do mês.

Aqui é necessária alguma atenção dada a importância das obrigações tributárias.

Isso pois, em algumas ocasiões a empresa se torna responsável pela obrigação tributária.

Assim como são os casos de retenção de impostos e de substituição tributária.

Saiba o que levantar no movimento fiscal:

• Todas as notas fiscais: De entrada e saída, de serviços prestados e tomados, conhecimentos de transporte e compra de bens e material de uso e consumo; Com a nota fiscal eletrônica, agora fica dispensado o envio físico das notas eletrônicas, porque isso é baixado diretamente do site da sefaz;
• Notas Fiscais de concessionárias como de Telefonia, água e de Energia Elétrica;
• Arquivos Eletrônicos: Arquivos do Sped Fiscal e XML’s das notas fiscais.
• Comprovantes de pagamentos dos impostos: como a DAS, DARF’s, DARE’s e GNRE’s.

A análise de retenções é primordial para que a empresa não tenha prejuízo. Por isso é tão importante ter as informações quase que imediatas.

Essa observação é principalmente para as notas de serviços tomados, onde na maioria das vezes você precisa fazer a retenção de tributos e precisa recolher.

Portanto é primordial que essas notas fiscais de serviços tomados sejam enviados ao escritório assim que forem recebidas e não deixar para o final do mês como é o prazo padrão para enviar todas as informações do mês anterior.

4.3 Movimento Contábil

No movimento contábil temos todos os outros documentos financeiros.

Eles não podem estar ligados a parte fiscal ou trabalhista.

São eles:

• Extratos: Bancários, de Aplicações, Cartões de Crédito, Posição de Empréstimos e Desconto de Duplicatas;
• Recibos e Contratos: de Locação, de honorários, despesas diversas e contratos a pagar;
• Comprovantes diversos: de despesas e de receitas;
• Arquivos eletrônicos: como extratos em ofx e controle de caixa.

No movimento contábil, temos o controle de caixa.

Por mais simples que ele seja, é super importante entrega-lo nos documentos mensais.

4.4 Controle de Estoque

Por último é importante mencionar o controle de Estoque da empresa e o Livro Inventário ao final do período.

Essas duas informações são essenciais para a apuração do Custo da Mercadoria Vendida que influencia diretamente os demonstrativos financeiros.

Além disso, o Livro Inventário é uma obrigação legal da empresa, e que o contador tem pouca influência em sua preparação.

Se você não tiver o controle de estoque e o Livro Inventário, conte ao seu contador e solicite orientações de como entregar as informações a ele.

5- Como a L&M CONTABILIDADE ajuda o Empreendedor

Agora que você entendeu a importância de enviar as informações e já conhece o que precisa enviar, vamos falar agora como torná-lo isso mais fácil no dia a dia da sua empresa, ou seja, como a L & M Contabilidade Especializada Digital, pode te ajudar nesta tarefa!

Criamos uma metodologia através da internet, onde nos permitiu criar a contabilidade digital, que contribuem com a entrega de informações, ou seja, Automatizar/Facilitar a cobrança e o envio de documentos empresa x escritório e ainda permitir o Controle Financeiro

5.1 Automatizar/Facilitar a cobrança e o envio de documentos

Como é de costume das contabilidades enviar mensalmente ou quando necessário um portador ou motoboy retirar todos os documentos.

Essa rotina provoca um trabalho de organização do empresário e sua equipe, que também gera outro trabalho no escritório quando chega, é preciso separar tudo de novo para o processamento.

E ainda gera novamente outro retrabalho quando a documentação é devolvida à empresa e deverá ser organizado novamente para ser arquivado pelo tempo de prescrição necessário.

Para eliminar todos esses trabalhos a L&M Contabilidade, utiliza da tecnologia que pode ser feito de duas formas: a primeira você fazer upload seguro desses documentos em uma plataforma online, a segunda opção você pode fotografar todos os documentos e enviar pelo WhatsApp, exceto arquivos digitais que somente é possível enviar pela plataforma.

5.2 Controle Financeiro

Como já falado da importância de manter o controle financeiro da empresa, e sabemos que muitas empresas não tem um software ou outra ferramenta de controle de caixa, não é mesmo?

E as ferramentas do mercado custam um dinheiro que pode ser empregado na operação.

O que a L&M fez? Entregamos uma ferramenta simples, online e eficiente de controle, com relatório gerencial para a tomada de decisão e a integração automática de extrato para facilitar a conciliação.

Tudo pensando na produtividade das equipes.

Os principais benefícios deste cuidado da L&M com seus clientes gera:

• Redução de Papel e Custos;
• Maior Controle e Melhor Informação;
• Produtividade do Empreendedor e Agilidade do Escritório;
• Segurança no Processo;
• Produção de Índices importantes para tomada de decisão.

Conclusão

Apresentamos a importância do contador para as empresas, mas para isso é necessário que as informações e documentos sejam entregues tempestivamente a ele,

isso só trará benefícios para sua empresa, que entre tantos um deles é evitar a malha fina que sempre se desencadeia em uma fiscalização e geração de altas multas.

Para manter uma boa organização o empreendedor precisa cumprir boas práticas de gestão e organização na empresa, como realizar a gestão financeira, emitir todas as notas fiscais e ainda não misturar as contas PJ e PF.

A L&M emprega soluções para envio e entrega de documentos com avisos, inclusive lembretes de vencimentos de impostos, enviados automaticamente para sua caixa de e-mail.

Além disso a L&M disponibiliza um sistema online de Gestão Financeira, para que nossos clientes possam realizar o controle financeiro, e terem relatórios gerenciais que ajudam na tomada de decisão.

E aí, você tem entregado os documentos corretamente ao seu contador? Tem alguma prática para facilitar a organização e a entrega ao escritório, ou ainda faz tudo manual?

Gostou do processo como a L&M se relaciona com seus clientes? Quer saber mais? Pergunte nos comentários ou solicite uma proposta para sua empresa!