Conhecer as rotinas e obrigações de uma empresa é vital para seu negócio não quebrar!
Hoje quero falar com você que já é empresário e principalmente para quem deseja se tornar um, conhecer as rotinas e obrigações de uma empresa é vital para seu negócio não quebrar!
Provavelmente você ainda é ou já foi funcionário de uma empresa, é com certeza foi te passado suas rotinas e suas obrigações diárias a desempenhar no seu trabalho!
Não diferente de ser empresário existem também regras, rotinas e uma série de obrigações a serem desenvolvidas, cumpridas e praticadas diariamente para que sua empresa alcance o sucesso e não venha quebrar por falta de controle.
Primeira obrigação de uma empresa: estar legalmente registrada
Atualmente existem vários negócios no mercado que ainda não possuem uma empresa legalmente constituída, ou seja houve a formalização do negócio e registrado nos órgão de registro e fiscalização.
Abrir uma empresa sem a devida formalização, além de estar irregular é um convite aos fiscais e um grande erro que pode contribuir para insucesso do negócio.
Portanto o primeiro passo para ter um negócio de sucesso é formalizar a documentação obrigatória para então registrar nos órgãos de registro.
Não que seja obrigatório, mas é de suma importância primeiramente possuir um plano de negocio montado, para então sim poder registrar a empresa, esse plano vai definir a sua estratégica do novo negócio e te ajudar a planejar o sucesso do seu negócio.
Recomendamos para você: link do artigo plano de negócios
Outro ponto importante é definir o tipo societário e logo fazer os registros em todos os órgãos.
Dependendo do ramo de atuação da empresa será preciso identificar quais são os órgãos secundários que sua empresa precisa estar registrada para evitar multas.
Por exemplo, se você vai montar uma madeireira, além de registrar nos órgão principais, você ainda precisa registrar no IBAMA, na Secretaria do Meio Ambiente do seu Estado.
Outro exemplo e para as farmácias e drogarias, que precisa ainda ser registrada na Anvisa e no Conselho Regional de Farmácia.
Ainda dentro do processo de registro da empresa, existe outras coisas muito importante que listo a seguir:
Definir a atividade econômica correta da empresa
Esse é um ponto primordial para diminuir a futura carga tributária da sua empresa, porque alguns impostos são definidos pela atividade econômica, e por isso uma boa classificação vai contribuir com a redução.
Um exemplo muito comum é a pessoa prestar serviços de treinamento e emitir notas fiscais de consultoria, pagando dessa forma, uma alíquota maior de ISS ou da DAS do Simples Nacional.
Por isso é preciso entender todas as atividades finais da empresa e definir corretamente o código de CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas), evitando assim pagar um imposto maior ou indevido.
Definição do enquadramento tributário
Como já falado da importância da classificação correta da atividade econômica da empresa, é preciso nessa análise já conferir o enquadramento tributário previsto para tal cnae escolhido.
E nesse ponto, é importante avaliar o quanto a empresa pagará de impostos em cada enquadramento e o quanto isto adicionará de complexidade/custo na operação da empresa.
Digo isso pois, muitas vezes a economia com determinado imposto se anula com os custos de controles adicionais ou com a compra de um sistemas para garantir as obrigações deste enquadramento mais econômico, porém, mais complexo.
Recomendo para você:E-book Passo a Passo – Da Abertura ao Sucesso da sua Empresa
Obrigações Fiscais
A Segunda Obrigação de uma Empresa: Emissão das Notas Fiscais
É pela emissão das notas fiscais que se chega ao faturamento da empresa, além disso é obrigatório a todos, a emitir notas fiscais de venda e prestação de serviços.
A emissão correta também é essencial, esse procedimento vai evitar, assim como no tópico anterior, a geração de mais impostos como também evitar malhas fiscais por erros nos arquivos das obrigações acessórias.
Terceira Obrigação de uma Empresa: Pagamento de Impostos e entrega das obrigações acessórias.
Pagamento de Impostos
Essa obrigação talvez seja a mais difícil para o empresário cumprir a risca, visto que as vezes se o preço de venda e a tributação correta for mal calculada, a empresa não conseguirá gerar recursos para arcar com tamanha carga tributária.
Portanto reforço ainda mais a importância do planejamento tributário somado ainda ao cálculo do preço de venda dos seus produtos e serviços.
Uma técnica legal que ajuda os empresários a calcular o preço de venda correto é utilizar a nossa planilha CÁLCULO DO MARKUP, basta clicar no link, você será direcionado para o artigo que explica e disponibiliza a planilha, quando terminar de ler esse artigo não deixe de conferir o outro.
Para o pagamento do imposto não há muito segredo, se a sua empresa for do Simples Nacional, você vai receber apenas uma guia chamada de DAS que significa Documento de Arrecadação do Simples, que engloba diversos impostos.
Já se ela for do Lucro Presumido ou do Lucro Real, terá que pagar várias guias de acordo com os tributos de forma individualizada. A principal delas é o DARF, e o DARE.
Declarações Acessórias Fiscais
As obrigações acessórias, são as informações fiscais do seu negócio que são transmitidas para o governo, a fim de atestar as apurações de impostos e demais obrigações realizadas.
E elas são inúmeras, e o motivo da burocracia no brasil para abrir e manter uma empresa, por isso aqui você precisará de ajuda com certeza.
As principais obrigações existentes são:
- Apuração da DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional)
- SPED Fiscal ICMS/IPI;
- SPED Contribuições;
- Escrituração Contábil e Fiscal;
- GIAS (Guia de Informação e Apuração do ICMS);
- DCTFs (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais);
- DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte);
- Escrituração das Notas como Tomador de Serviços;
- Demed;
- Dimob;
Essas são somente as principais, pois não para por aqui.
Importante destacar que varias dessas obrigações contem as mesmas informações ou se relacionam uma com a outra.
Diante disso é necessário ter um bom controle para que os cruzamentos fiscais que o governo faz não exista divergências entre as obrigações.
Por isso essa atividade de entrega das obrigações acessórias e mais um item que precisa de um bom contador especializado para te auxiliar na geração e entrega tempestiva.
Quarta Obrigação de uma Empresa: Obrigações trabalhistas
Após tratarmos da parte fiscal da empresa, agora e hora de falarmos sobre as obrigações trabalhistas.
Importante ressaltar que mesmo se sua empresa ainda não tem funcionários, ou mesmo se você não retire pró-labore, que é o salário do sócio, existem obrigações trabalhistas a serem entregues e sob pena de multa pelo atraso.
Pró-labore, o salário do sócio
A primeira questão trabalhista de uma nova empresa é a definição do salário do sócio que é definido como Pró-labore.
Essa remuneração é concedida somente aos sócios administradores da empresa, que inclusive precisa ser escrito no contrato social a previsão de retirada de pró-labore.
Recomendamos colocar no contrato que o valor do pró-labore será definido em comum acordo com os sócios nas reuniões da administração.
Sobre o valor pago ao sócio, deve ser retido e recolhido o percentual de 11% referente ao INSS e ser informado junto com as obrigações acessórias dos demais funcionários.
Saiba mais sobre os rendimentos de um sócio: Imposto de Renda: Distribuição de Lucro, Pró-labore e Receita de Aluguéis
Admissão e Demissão de Funcionários
Quando o seu negócio precisar de funcionários, o primeiro passo para contratá-lo e definir as regras do contrato de trabalho.
Lembrando que contratar funcionário e não registrar a carteira você poderá ser autuado pelo Ministério do Trabalho.
O primeiro passo após a seleção do candidato, é solicitar a ele a seguinte documentação para que seja providenciado o registro:
- RG;
- CPF;
- COMPROVANTE DE ENDEREÇO;
- TÍTULO DE ELEITOR;
- CERTIDÃO DE CASAMENTO OU NASCIMENTO;
- FOTO 3X4;
Na contratação e demissão de funcionários, deve se atentar aos procedimentos exigidos pela Legislação Trabalhistas.
Entre eles podemos destacar, a realização dos exames admissionais, periódicos e demissionais.
Destacamos ainda outras exigências, que se reforça agora com a chegado do e-Social, que são os relatórios de de PPRA (Programa de Prevenção dos Riscos Ambientais) e PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional).
Pagamento de Obrigações Sociais e Salários
Assim como nas obrigações fiscais a onde há o pagamento dos impostos, nas obrigações trabalhistas há o pagamento das guias sociais, com o valor de INSS e de FGTS.
No caso do INSS, a guia é composta de retenções sobre a folha de pagamento(funcionários e sócios) e valores referente às contribuições patronais e terceiros.
O documento utilizado para recolher o INSS e conhecida de GPS que significa Guia da Previdência Social.
Como já explicado acima os valores que compõem a guia de INSS a recolher, existem exceção na parte de INSS Patronal, como nas empresas optante pelo Simples Nacional que paga essa contribuição embutida na guia do DAS, que tem como base do faturamento.
Ainda como obrigação do empreendedor é pagar os salários até o quinto dia útil do mês subsequente ao trabalhado, lembrando que o dia de sábado conta com dia útil.
Além do salários o empreendedor deve acertar anualmente o 13º salário e as férias. Para cada um existe regras e forma de cálculo!
O 13º salário é dividido em duas parcelas e a primeira pode ser paga de duas maneira, podendo ser quitado no mês de aniversário do empregado ou até o dia 30 de novembro.
Já as férias devem emitir o aviso de férias ao empregado 30 dias antes do início do gozo, e deverá ser paga dois dias antes do início de gozo pelo funcionário.
É importante ter feito o enquadramento sindical corretamente, e acompanhar as convenções de negociação coletiva entre sindicatos patronais e dos funcionários, a fim de seguir todas as regras estabelecidas.
A convenção coletiva tem força de normatização e se não seguidas podem gerar processos de ordem trabalhista.
Declarações Acessórias Trabalhistas
Na parte Trabalhista, assim como na parte Fiscal, existem a entrega de obrigações acessórias que servem de informações para o governo atestar a regularidade da empresa.
As principais atuais são;
- SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social)
- CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados)
- RAIS (Relação Anual de Informações Sociais)
- DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte)
A DIRF acima listada, está repetida no texto, pois as retenções de imposto de renda podem atingir os funcionários e os demais serviços tomados, desta forma ela acaba sendo uma obrigação acessória ligada a área trabalhista e a área fiscal.
Lembrando que após a transmissão da DIRF não podemos esquecer que entregar o Informe de Rendimentos a cada empregado.
Este documento é a base para que se faça a Declaração de Imposto de Renda de Pessoa Física corretamente.
Recomendo para você: Planilha – Calculo dos Custos de Contratação
Quinta Obrigação de uma Empresa: Obrigações contábeis
As obrigações da contabilidade praticamente é toda de responsabilidade do contador, mas para que ela seja realizada tempestivamente e com informações verdadeiras, você precisa gerar e enviar toda as informações necessárias.
Que basicamente se resume no resultado das ações realizadas no cumprimento dessas obrigações aqui descrita.
Recomendado para você: Saiba quais documentos preciso enviar para meu contador!
Mais para que serve a contabilidade da minha empresa?
Primeiramente precisamos esclarecer que existe dois tipos de contabilidade, as quais chamamos de:
- Contabilidade Fiscal: Meramente para atender a necessidade do Fisco e de terceiros(Bancos e Fornecedores).
- Contabilidade Gerencial: Cumpre os mesmos itens acima, e também as necessidades da empresa, dos seus sócios e mais usuários das informações.
A Contabilidade Gerencial, é o melhor caminho para qualquer empresário que deseja ter sucesso em seus negócios.
Esse método também conhecido de contabilidade consultiva tem a essência de retratar a realidade da sua empresa, seja no estoque, no contas a receber e a pagar.
E ao fim de tudo entrega relatórios com vários indicadores que vão iluminar as suas decisões no caminho do sucesso da sua empresa.
Diante de tantos benefícios que a contabilidade gerencial entrega, ainda permite a distribuição de lucros isentos de imposto de renda na pessoa física dos sócios
Sexta Obrigação de uma Empresa: Gestão financeiras
Essa obrigação eu considero a mais importante de todas as demais, porque ela é a responsável para gerar todas as informações contábeis e gerencias da empresa.
Manter uma rotina de Gestão Financeira, por si só, já é capaz de produzir ótimos relatórios que contribuem substancialmente para que o empresário tenha o conhecimento dos resultados da sua empresa.
Ela é essencial para definir o futuro do empreendimento, afinal se você não sabe quanto gasta mensalmente ou se há recursos para pagamento a empresa não irá para frente.
As principais rotinas da gestão financeira são:
Controle de Despesas e Receitas com conciliação bancária
Esse é o primeiro passo em uma gestão financeira; manter o controle de todas as despesas e receitas da empresa.
Precisa ser muito claro isso dentro da sua empresa, afinal quando você se constituem uma empresa, todo o recurso ali gerado é dela, e não seu.
Ou seja, você não tem a autonomia de usar o dinheiro da empresa de forma desordenada, caso queira um recurso será preciso fazer a transferência para sua conta pessoal e ainda registrar essa saída no seu controle.
Para manter esse controle atualizado é necessário que se faça periodicamente a conciliação bancária, por meio dela não ficará sem registrar nenhuma entrada e saída de recursos que foram movimentados no seus extratos de conta corrente.
Existem várias formas de fazer esse controle, e a única que não recomendo é a realizada em papel.
Seja no Excel ou em um sistema, faça bem feito, categorizando corretamente e mantendo as informações de data.
E procure avaliar quais são as principais categorias em termos de volume financeiro e acompanhar a sua evolução no tempo. Isso servirá para que você possa tomar decisões.
Gestão de Contas a Pagar e Contas a Receber
Aqui está um grande segredo, cuidar do Contas a Pagar e do Contas a Receber da empresa.
Pois é aqui que a sua gestão pode influenciar para se ter um caixa saudável.
Imagine a situação de uma inadimplência massificada sem nenhuma processo de cobrança estabelecido, com certeza o seu caixa irá sentir e você não terá recursos para pagamento de contas.
Agora, pense na falta de controle das contas a pagar.
Duas situações podem ocorrer, você pagar contas com atraso, com juros ou ainda ter que fazer um pagamento superior ao que seu caixa suporta.
Nas finanças, essas três rotinas são essenciais, e a partir delas você poderá evoluir o processo financeiro e ter mais controle.
Recomendado para você: Controle Financeiro: Como a falta dele afeta o sucesso do seu negócio!
Sétima Obrigação de uma Empresa: Rotinas operacionais
Destas rotinas com certeza você entende não é mesmo, afinal você abriu a empresa no ramo que conhece e tem experiência.
Mas quero destacar duas coisas nas quais você não pode descuidar.
Precificação dos Serviços e Produtos
Saber por quanto você deve vender o produto e serviço é essencial, pois ele que determinará se você poderá pagar as suas despesas e ainda ter um lucro no final.
Não confie em determinar os preços observando somente os preços do mercado. Ou simplesmente adicionando certa porcentagem ao preço de compra.
Faça contas, entenda seus custos e veja se você consegue ser mais eficiente do que a concorrência.
Uma forma que indico aos meus clientes é utilizar a nossa planilha de cálculo do markup.
Nela você vai prever todas os seus custos de aquisição, embutir os impostos no preço e também ratear os custos fixos da empresa proporcionalmente e ainda definir a sua margem líquida de lucro.
Tenho ajudado vários empresários nesse processo, porque em todas as minhas consultorias tenho visto que os preços as vezes não atende a margem que o empresário definiu.
Justamente por não considerar tudo que é preciso para fazer um cálculo do preço corretamente.
Controle de Estoque
Esse ponto também é outro que merece bastante atenção, por dois motivos;
- Influência no Caixa da Empresa;
- Existem obrigações atreladas ao seu controle
Não manter um bom controle do estoque vai afetar o caixa da sua empresa, da seguinte forma: Se você não tem um controle portanto não sabe o que existe no estoque.
E isso gera dois problemas: O primeiro é que se comprar de mais vai prejudicar o fluxo de caixa e consequentemente ficará mercadoria parada em estoque, que é um alto custo.
Inclusive se ainda essa mercadoria for perecível ou for um produto que se sai muito rápido de linha.
O segundo problema é a falta dele no estoque, o seu cliente vem até a sua empresa e não encontra o que precisa, simplesmente porque acabou e por falta do controle, você não identificou essa falta.
Manter o controle do estoque é necessário também para cumprir a obrigação anual de entregar ao fisco o Livro de Inventário do Estoque.
Essa obrigação deverá informar a quantidade de todas as mercadorias em 31 de dezembro de cada ano e ainda o seu preço de aquisição.
Recomendo para você: Texto – Capital de Giro: O que é e como calcular
Ufa, muita coisa não? E olha que resume as principais obrigações que somaram 7 passos para que você não quebre.
Por isso fica a dica de ouro, contar com ajuda é essencial e nada melhor do que contar com um escritório de contabilidade atento a isso para te ajudar a fazer seu negócio deslanchar.
Sobrou alguma dúvida? Nos envie um comentário que será um prazer responder. Ou se preferir, entre em contato conosco!
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